WebGang/CityGang

De nieuwe database

De gemeenteraad van Birmingham (BCC of Birmingham City Councel) moest zich buigen over nieuwe noden van de administratie, die opgelost zouden moeten worden met bijkomende investeringen in de IT infrastructuur. Ze wilden de stad beheren als een bedrijf, met bedrijfssoftware, niet alleen omdat ze dat mooi vonden staan, maar ook omdat een stad een boekhouding moet voeren, die ook ter verantwoording dient tov andere niveaus. Ze hadden een systeem, van de leverancier SAP, en dat was in gebruik sinds 1999. Het had de milennium bug overleeefd, maar was ondertussen ook wel twintig jaar oud, en de raad ging op zoek naar iets nieuws. Dat vonden ze bij Oracle: een “Cloud” oplossing!

Hoewel, dat vonden ze niet echt bij Oracle. Ze vonden er wel een systeem om een complex bedrijf of organisatie te beheren, maar er waren veel verschillen met de manier hoe de stad werkte. .

Brief
22 mei 2023 – brief aan de directies van de scholen:
De brief dankt de directies voor hun geduld in “uitdagende tijden”. Het gemeentebestuur stelt vast dat de invoering van het nieuwe IT systeem ongelukkig genoeg geleid heeft tot vermlinderde bruikbaarheid van de dagelijkse diensten in verband met financien, loonadministratie, en andere personeelszaken. We begrijpen dat dit een negatieve invloed gehad heeft op het functioneren van de school, en het verder zal blijven hebben tot de problemen opgelost zijn.

(vrij vertaling van selectie uit de brief, online te vinden: https://www.birmingham.gov.uk/download/downloads/id/28098/letter_regarding_oracle_update_-_may_2023.pdf)
Dubbele factuur
De scholen moesten zich ondertussen ook aanpassen aan het nieuwe IT systeem, bv door het opladen van de facturen die ze wilden binnenbrengen in een zogenaamd “eenvoudige oplader”.
Als een factuur niet betaald wordt, kan de school alleen maar vermoeden dat er iets is fout gegaan, maar ondertussen zit ze wel te wachten op het geld. Op vraag van heel wat scholen werd dan een wekelijks rapport gemaakt, waarin de school kan vaststellen of een factuur betaald werd, of juist niet, maar niet hoe het komt of wat de reden van niet betaling is. Een team van de boekhouding moet er dan manueel door de fouten gaan en zal uiteindelijk de school contacteren. Natuurlijk gaat er al eens iets fout, en dan kan er een noodvraag ge-upload worden. De toestand van die noodaanvraag kan dan weer geraadpleegd worden in het wekelijks rapport, enz.
Een van de problemen van het systeem lijkt te zijn dat het niet lukt om te herkennen dat een factuur een dubbel is, m.a.w. dat ze al eens is ingediend, mogelijk met één of ander gegeven lichtjes verschillend.

Failliet
26 mei 2023. Het is duidelijk dat de financiële lasten van de stad te groot worden, er wordt ondermeer gewezen naar de equal pay wetgeving, die op korte tijd een grote extra uitgave gaat betekenen. De hoogste financiële verantwoordelijke, de CFO of Chief Finance Officer, riep Sectie 114 van de wet van 1988 op de financiering van lokale overheden in om met de uitgave van zijn rapport vast te stellen dat de uitgaven van de gemeenteraad niet meer gedekt zijn door opbrengsten, en dat er een onmiddellijke bevriezing komt van nieuwe uitgaven. Het is zowat het equivalent van een faillissement, maar dan voor een stad. Aangezien het een overheid is wordt niet echt van een faillisement gesproken. Het is een momentopname van de financiele toestand van het komende jaar, rekening houdend met de vooropgestelde uitgaven en verwachte inkomsten. Het is een financiele noodtoestand die uitgeroepen wordt:

Statement regarding Section 114 notice
Published: Tuesday, 5th September 2023

Bestaande contracten en dringende sociale zaken en veiligheidsgebonden zaken kunnen nog wel doorgaan maar voor de rest kan geen enkel financieel engagement meer aangegaan worden. Alle huidige uitgaven worden onder de loupe genomen en waar als niet essentieel bestempeld, uitgesteld.
De gemeenteraad heeft 21 dagen om in volle vergadering de toestand onder handen te nemen.
Lonen en pensioenen worden ondertussen nog wel voortbetaald.

Egaal
Een van de grootste problemen blijkt de gelijke betaling voor gelijk werk, wat volgens de Europese wetgeving verplicht is (zie Directive 2006/54/EC ).
Om een of andere reden is dat blijven aanslepen, en op 31 maart 2023 staat de stad voor een put van rond de 700 miljoen pond, op een totaal budget van 2.2 miljard pond.
Het was een goed bewaard geheim binnen de financiele administratie, maar iemand ging er mee naar de pers.

Aangezien die put van 700 miljoen zo groot is dat hij niet dringend is, en bovendien nog met meer dan tien miljoen per maand groeit, gingen de standsbestuurders zich bezig houden met hoe onverantwoord het was om die gegevens te lekken, hoeveel schade dat had aangebracht, en vooral, wie dat gedaan had.
Financiele en andere verantwoordelijken van hoog tot laag struikelden over elkaar om te ontkennen dat ze iets te maken hadden met dit lek.

Buiten gebruik
Dinsdag 11 juni 2024. Een aankondiging op de site van de BCC zegt dat een deel van de systemen op dinsdag vanaf 9 uur ‘ avonds tot 3 uur ’s nachts niet bereikbaar zullen zijn

Gelukkig kan ik wel inzage krijgen in de “SAP to Oracle mapping”, in de vorm van de download van een rekenblad. Hoewel het op de publieke pagina’s van de website staat, en toevallig te vinden is met Google, lijkt het me niet echt een document van algemeen belang, maar eerder een interne spiekbrief hoe bepaalde problemen te omzeilen. Gelukkig is elders een document met uitleg te vinden (…).

Birmingham City Council https://www.birmingham.gov.uk/news/article/1381/statement_regarding_section_114_notice

https://committees.oldham.gov.uk/documents/s100111/Appendix%201%20s114%20Notice%20definition.pdf