Peppol 2026 stress voor IT’ers
Uitzending do 18:00 ** September 25th, 2025 by wim.webgang **
Nog 3 maanden…
Het wordt waarschijnlijk niet zo erg als de millenium bug, maar een aantal Belgische IT’ers wacht een spannend einde van het jaar 2025. De laatste drie maanden van het jaar zijn alles wat nog rest voor bedrijven die met andere bedrijven diensten of goederen uitwisselen, om in orde te zijn met Peppol. Peppol is een Europees bedacht systeem voor het e-procurement. Een aantal bedrijven zijn zeker al in orde, en gebruiken het systeem van electronische uitwisseling van facturen al, maar er wordt vermoed dat veel kleine bedrijven er nog aan moeten beginnen. De verplichting voor bedrijven om via Peppol te werken is een zware ingreep van de overheid op de werkwijze van bedrijven, omdat die rechstreeks ingrijpt op de manier hoe een bedrijf omgaat met zijn klant. Het is een verplichting die een soort overschakeling vereist die invloed heeft op de facturatiesoftware van de bedrijven, en niet ieder bedrijf kan daar gemakkelijk wijzigingen aan doen. En het heeft nog eens invloed op de manier hoe een bedrijf met zijn boekhouding of boekhouder werkt.
En de Belgische overheid legt de verplichting op vanaf januari 2026, maar stelt zelf geen gratis online platform ter beschikking voor de bedrijven die geen oplossing vinden die past bij hun facturatiesoftware, en ze laten het helemaal over aan commerciële aanbieders; “de vrije markteconomie zal het wel oplossen”. De overheid schuift de verantwoordelijkheid naar de bedrijven, de bedrijven denken dat het een probleem is voor hun boekhouder. Maar dat zou kunnen tegenvallen, want als je vanaf begin januari geen geldige factuur meer kan sturen, en moet wachten tot het einde van de maand als de boekhouder de kaft met facturen begint in te geven in het boekhoudpakket, en ze van daaruit verstuurt naar Peppol, duurt het ook veel langer eer het geld begint binnen te komen, en kan de financiële positie van het bedrijf in het gedrang komen.
Er is wat algemene informatie beschikbaar op efactuur.belgium.be
Onder de tilel “Wat doet Europa om e-facturatie te bevorderen” dachten we allerlei positieve maatregelen te vinden met ondersteuning voor onze bedrijven. Helaas lijkt Europa vooral de voorstudie gedaan te hebben, en legt het gewoon per wet vast dat het verplicht wordt.
https://efactuur.belgium.be/nl/article/wat-doet-europa-om-e-facturatie-te-bevorderen
Interessant ook dat de website niet de vraag stelt “Wat doet de Belgische overheid om zijn bedrijven te helpen met Peppol?”. De vraag niet stellen is zeker het antwoord niet geven, en behalve dat België het iets vroeger verplicht dan Europa oplegt komen we niet veel verder.
Even denken we nog “Aha!” als we op een pagina komen met “Softwareoplossingen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen”, misschien kunne we daar de nodige software downloaden voor verschillende computersystemen? Nee, het is een verijzing naar de bestaande “marktoplossingen”: een pagina met een lijstje met softwareleverandiers waar je dan maar iets uit moet kiezen.
Helemaal onderaan de informatiepagina vinden we toch een beschrijving van wat de overheid voor de bedrijven doet, in de “disclaimer”: De FOD Financiën publiceert deze lijst als dienstverlening voor eindgebruikers en als stimulans voor de IT-sector om oplossingen aan te bieden .. enz”.
Wat een dienstverlening…
https://efactuur.belgium.be/nl/article/softwareoplossingen-voor-het-verzenden-ontvangen-en-verwerken-van-elektronische-facturen
Hoe zou je verwachten dat de overheid dat organiseert? Logisch zou zijn dat er een website komt als “peppol.belgium.be”, waarop iedereen met een BTW nummer zich kan aanmelden, en daar de tools of webpagina krijgt om zijn facturen manueel of via een upload in te dienen, of voor grotere bedrijven op een andere automatische manier met dat systeem verbinding kan leggen vanuit zijn boekhoud of facturatiepakket als dat ermee uitgerust is. Je zou verwachten dat de overheid een app ter beschikking stelt, zoiets als bij de e-ID. Of dat er een officiële site is waar je de minnimumdiensten kan gebruiken, en dat je je tot externe partners kan wenden die er meer dienstverlening omheen bouwen, zo’n beetje als de werkloze die kiest voor de vakbond of de hulpkas voor werkloosheid. Over vakbonden gesproken, denk als tegenhangen aan de werkgeversorganisaties.
Nee, zo doet België het niet. Er is een Peppol Authority, maar dat is een eilandje aan de top, als gebruiker-bedrijf kan je daar niet aan. Er zijn allerlei sattellietbedrijfjes die met peppol kunnen communiceren, de “Peppol Certified Service Providers”, Zij bieden met eigen software, met een eigen platform, de dienst aan om peppol uitwisseling van facturen te doen voor hun klanten-bedrijven dus.
Als gebruiker-bedrijf moet je met één van die sattellietbedrijfjes in zee gaan. Op het eerste zicht gaan alle oplossingen richting “cloud”; het komt er op neer dat bv de kmo zijn facturen bij een online platform (een website van die sattelliet) moet ingeven of importeren, al dan niet via een API.
Peppol is het netwerk langs waar de facturen gaan circuleren, maar wat is die electronische factuur dan juist?
Het is een samengeperst pakketje van twee zaken:
- de gegevens van de factuur in een gestructureerde, dus vastgelegde vorm, eigenlijk een xml bestand; dat bevat een reeks lijnen tekst met een stukje data en een label er aan, bv een btw nummer van het facturerende bedrijf en het label “BTWNUMMER”. In die xml zitten dus ook de bedragen, klantgegevens enzovoort, kortom alles wat volgens de regels van peppol in de factuur moet zitten.
- het tweede stuk is voor de mens bedoeld: een pdf-je van de factuur.
XML is een algemene naam voor een bestand dat uit dergelijke combinaties bestaat, de vorm die de Belgische peppol instantie heeft vastgelegd heet “UBL” UBL staat voor Universal Business Language.
Alle labels zijn daarin vastgelegd, en een echt voorbeeld is
< cbc:IssueDate > 2026-01-01 < / cbc:IssueDate >
Het verzenden van die gestructureerde UBL bestanden via het peppol netwerk heeft men dan “Peppol-bis” genoemd, wat klinkt alsof er een tweede peppol is, maar dat is niet zo, die bis staat voor “Bussiness Interoperability Specification”.
